Informacja dla Wystawców – Handel i Gastronomia (FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY)

Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, że warunkiem rozpatrzenia zgłoszenia do udziału w wydarzeniu Lato Kwiatów 2026 jest prawidłowe i kompletne wypełnienie formularza „Karta Zgłoszenia Wystawcy”.

Formularz dotyczy zarówno wystawców z branży handlowej, jak i gastronomicznej i obejmuje m.in.:

• określenie statusu zgłaszającego (handel / gastronomia),
• podanie pełnych danych kontaktowych,
• szczegółowe informacje o stoisku i oferowanym asortymencie,
• wybór proponowanej lokalizacji stoiska,
• określenie zapotrzebowania na energię elektryczną,
• złożenie wymaganych oświadczeń.

-->  FORMULARZE ZGŁOSZENIOWY

Prosimy o dokładne uzupełnienie wszystkich pól formularza oraz jego podpisanie.
W przypadku braków, nieczytelnych danych, braku podpisu lub pominięcia wymaganych informacji, Organizator zastrzega sobie prawo do nie uwzględnienia wniosku.

Ważne informacje organizacyjne

• Wskazanie strefy (Strefa 1–4) ma charakter orientacyjny i nie stanowi gwarancji przydziału konkretnej lokalizacji.
• Informacja o wcześniejszym udziale w poprzednich edycjach oraz wskazanie poprzedniej lokalizacji stoiska nie jest wiążące, jednak znacząco ułatwia organizatorowi proces przydziału miejsc i ich weryfikację.
• Sugerujemy wyrażenie zgody na korespondencję elektroniczną, co znacząco przyspieszy proces komunikacji i przekazywania istotnych informacji.

Opłaty i przydział stoisk

• Wystawcy zostaną poinformowani w odrębnej korespondencji o:
  • przydzielonej lokalizacji stoiska,
  • wysokości opłaty,
  • terminie dokonania płatności.
• Brak dokonania opłaty w wyznaczonym terminie skutkuje utratą rezerwacji miejsca – Organizator zastrzega sobie prawo do przydzielenia danego stanowiska innemu wystawcy.

Potwierdzenie płatności – obowiązek

Po dokonaniu przelewu należy niezwłocznie przesłać potwierdzenie płatności drogą mailową.

W zgłoszeniu należy:

• w tytule przelewu wpisać: numer / numery przydzielonego stanowiska,
• w treści wiadomości e-mail podać:
  „Potwierdzenie przelewu – nr stanowiska – imię i nazwisko / nazwa firmy”.

Przesłanie potwierdzenia jest niezbędne do sprawnej weryfikacji.
Ze względu na dużą liczbę wystawców oraz ograniczony czas podczas wydarzenia, weryfikacja płatności na miejscu jest utrudniona i czasochłonna. Wcześniejsze dostarczenie potwierdzenia pozwoli uniknąć niepotrzebnego stresu i opóźnień przy zajmowaniu stoiska.

Faktury

W przypadku chęci otrzymania faktury, prosimy o przekazanie w korespondencji mailowej wszystkich niezbędnych danych do jej wystawienia. Brak tych informacji może opóźnić proces wystawienia dokumentu.

Wymiary stoiska i asortyment

• Nie ma możliwości zmiany wymiarów stoiska po dokonaniu zgłoszenia. Rezerwacja miejsca w zadeklarowanych przez Państwa przedziałach (m2) będzie wiążąca.
• Podany w formularzu asortyment jest istotnym elementem zgłoszenia i stanowi podstawę do kwalifikacji oraz rozmieszczenia stoisk w razie wątpliwości proszę o przesłanie zdjęcia asortymentu.

W przypadku, gdy podczas wydarzenia okaże się, że prezentowany asortyment jest niezgodny z deklaracją:

• Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji,
• podjęcia stosownych działań,
• a w skrajnych przypadkach usunięcia Wystawcy z imprezy.

Montaż stoisk

Przypominamy, że montaż stoisk musi odbywać się zgodnie z regulaminem wydarzenia. Szczegółowe informacje dotyczące godzin i zasad montażu zostaną przekazane w osobnej korespondencji.

Dodatkowe zalecenia (dla sprawnej organizacji)

• prosimy o bieżące sprawdzanie poczty e-mail (również folderu SPAM),
• zalecamy przygotowanie kopii dokumentów (np. potwierdzenia przelewu) w wersji elektronicznej i papierowej,
• w przypadku zmian (np. danych kontaktowych) prosimy o niezwłoczny kontakt z Organizatorem,
• przyjazd i montaż stoiska prosimy planować z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zwracamy szczególną uwagę na:

• poprawność danych identyfikacyjnych (NIP, REGON),
• jednoznaczne określenie rodzaju działalności,
• wskazanie wymiarów stoiska,
• podpisanie wymaganych oświadczeń.

Dziękujemy za zainteresowanie udziałem w wydarzeniu i zapraszamy do współtworzenia wyjątkowej atmosfery Lata Kwiatów 2026.